Načítání souborů ve formátu .xlsx
Další možností importu dat do SPZ (kromě načítání tankovacích karet a dat z GPS jednotek) je načítání souborů ve formátu xlsx (Excel). Načítat lze seznam vozidel, knihu jízd, náklady, zakázky, stavy tachometru a nádrže na konci měsíce a platnost dálničních známek. Hromadně lze vkládat i dokumenty k vozidlům. Import je dostupný pouze pro „Administratora“.
Seznam vozidel
Se seznamem vozidel se do aplikace vloží i řidiči a střediska. Při importu se kontrolují duplicity u vozidel (podle registrační značky). Nekontrolují se duplicity u řidičů a středisek.
Kniha jízd
Pokud xlsx soubor obsahuje jízdy vozidla, které není v programu SPZ, import není možné provést. Jestliže je pole „řidič“ prázdné, nebo je v něm řidič, který není v SPZ, k jízdě v SPZ se doplní řidič z karty vozidla. Při importu se nekontrolují duplicity.
Náklady
Importovat je možné jak nákupy pohonných hmot, tak jakékoliv ostatní náklady.
Import se řídí následujícími pravidly:
– kontrola registrační značky – jestliže je v xlsx souboru s daty vozidlo (registrační značka), která není v programu SPZ, neexistující registrační značka je červeně a import nelze provést.
– kontrola způsobu úhrady a skupiny nákladů – pokud je u některých položek v xlsx souboru uveden způsob úhrady nebo skupina nákladů, které nejsou v SPZ, jsou tyto položky zabarvené modře. Import lze provést, do SPZ se místo těchto položek doplní hodnota, která je vybraná v položkách „Skupina Nákladů“ a „Způsob úhrady“ (nachází se ve spodní části okna pro načítání nákladů).
Stejný princi se použije v případě, že jsou tyto položky prázdné.
– při importu se nekontrolují duplicity
Zakázky
Import doplní nebo aktualizuje „Zakázky“ v menu „Základní databáze“. Při importu se kontrolují duplicity (a případně aktualizuje popis).
Stavy tachometru a zbytky v nádrži na konci měsíce
Stavy tachometru slouží pro synchronizaci (dorovnání) ujetých kilometrů zaznamenaných pomocí GPS a tachometru. Evidence zbytků v nádrži zpřesní výpočet průměrné spotřeby v měsíci. Při importu se kontroluje existence registračních značek vozidel v SPZ.
Dokumenty k vozidlům
Do aplikace SPZ lze k vozidlům hromadně vkládat dokumenty. Podmínkou je, aby název dokumentu obsahoval registrační značku vozidla. Ke vkládaným dokumentům je možné doplnit identifikátor a popis.
Aktualizace platnosti dálničních známek
Použijte v případě, že potřebujete hromadně vložit nebo aktualizovat platnost dálničních známek u vozidel. Jestliže je v xlsx souboru s daty vozidlo (registrační značka), která není v programu SPZ, neexistující registrační značka je červeně. Import lze provést, neexistující (červené) registrační značky budou vynechané.