Novinky v SPZ 2018

Změny v nové verzi programu vycházejí z Vašich požadavků a zkušeností s prací s programem a zohledňují neustále se měnící požadavky na evidenci a zpracování dat souvisejících s provozem vozidel. SPZ® 2018 je na následující období připravená samozřejmě i z hlediska aktuálních legislativních změn (GDPR, DPH, stravné, amortizace, ceny pohonných hmot, silniční daň…) a provozu na nejaktuálnějších operačních systémech.
Mezi hlavní novinky v nové verzi SPZ® můžeme zařadit změny v cestovních náhradách, rezervacích, možnost přímého tisku všech tabulek, rozšířené statistiky, nové tiskopisy, zcela nové mapy, rozšíření načítání dat z ONI systému, technologické změny, atd. Import tankovacích karet prochází neustálými úpravami a rozšiřováním (nové formáty pro přenos dat, tankování CNG, LPG….)
Pořízením nové verze programu SPZ® 2018 získáte pro rok 2018 veškeré aktualizace programu zdarma (a to i v případě zásadních legislativních změn).


Podívejte se na podrobný popis novinek a úprav v SPZ® 2018.

GDPR
Co je GDPR? Jedná se obecné nařízení o ochraně osobních údajů (angl. General Data Protection Regulation) – nová zásadní legislativa EU, která má za cíl výrazně zvýšit ochranu osobních dat občanů. Záměrem zákonodárců je dát občanům kontrolu nad tím, co se děje s jejich daty. Při porušování nařízení hrozí velmi vysoké pokuty.
Toto nařízení se týká všech, kdo evidují a zpracovávají osobní údaje, tzn. i uživatelů SPZ®. Nová verze programu je na toto nařízení připravená.
Nařízení vstoupilo v platnost 25. 5. 2018.

Rychlé vytvoření kopie cestovního příkazu pro všechny spolucestující.
Kopie cestovního příkazu

Cestovní náhrady – kopie CP pro spolucestující
Nová funkce v programu umožní rychle a jednoduše vytvořit kopii cestovního příkazu a vyúčtování pro všechny spolucestující, kteří se zúčastnili pracovní cesty.
Dalším rozšířením prošly i statistiky cestovních náhrad – např. počty dnů, kdy byl zaměstnanec na pracovní cestě, počty dnů v jednotlivých zemích, atd.

Rekalkulace nákladů na zakázky podle zadaných parametrů.
Kalkulace zakázek

Kalkulace zakázek
Úpravou prošla i kniha jízd – nově zde najdete funkci pro přepočet nákladů na zakázku. Jestliže např. jeden den se uskuteční několik jízd na různé zakázky, lze nyní náklady na zakázky jednoduše přepočítat podle požadovaného poměru (ujeté kilometry rovnoměrně rozložit mezi všechny zakázky).

Kontrola limitů soukromě ujetých kilometrů s možností tisku vyúčtování.
Limity soukromých kilometrů.

Limity ujetých kilometrů
Mezi nové funkce patří kontrola soukromě ujetých kilometrů. Limit pro nájezd soukromých kilometrů se nastaví v kartě uživatele. Přehled „Limity“ pak poskytne okamžité informace o ujetých kilometrech každého uživatele. Přímo z přehledu lze vytisknout „Vyúčtování soukromě ujetých kilometrů“, hromadně za všechna vozidla, která uživatel v daném měsíci použil.

Žádost o rezervaci vozidla, která je "odemknutá" pro úpravy.
Žádost o rezervaci vozidla

REZERVACE
V rezervačním modulu byly zásadním způsobem rozšířené možnosti editace vytvořené žádosti. Nyní je možné měnit všechny parametry vytvořené rezervace, včetně změny vozidla. Tyto možnosti se týkají i již schválené rezervace (není nutné rezervaci smazat a vytvořit novou). Všechny kontrolní funkce zůstaly zachovány (nelze mít dvě rezervace na stejný čas a jedno vozidlo, atd.)

Kontrola navýšené spotřeby v "Celkové" statistice.
Navýšení spotřeby

Navýšení spotřeby
V případech, kdy je potřeba kontrolovat spotřebu vozidla nikoliv podle spotřeby uvedené v technickém průkazu, ale podle spotřeby vyšší (např. jízdy v terénu, s přívěsem…), je možné tuto navýšenou spotřebu zadat v kartě vozidla. Porovnání této navýšené a skutečné spotřeby je pak možné provádět ve dvou statistikách – v „Celkové“ a „PHM“.

Přehled nakoupených a spotřebovaných PHM, včetně zbytků na konci měsíce.
Přehled zbytků PHM

Statistika „Zbytky v nádrži“
Mezi novými statistikami a přehledy o provozu a nákladech můžeme jmenovat „PHM zbytky“. Tato statistika poskytne kompletní přehled nejen o zůstatcích pohonných hmot v nádržích (jak v litrech tak v korunách, s nebo bez DPH, rozdělené na benzín a naftu), tak i o tom, kolik PHM bylo v daném období nakoupeno a spotřebováno.

Tisk hromadného vyúčtování soukromě ujetých kilometrů.
Vyúčtování soukromých kilometrů

Hromadný tisk vyúčtování soukromých kilometrů
V oblasti tiskových sestav došlo též k dalšímu rozšíření. Mezi nové tiskové sestavy patří hromadné vyúčtování soukromě ujetých kilometrů. Tisková sestava obsahuje vyúčtování všech osob, ke kterým má účtující přístup. Kliknutím na obrázek zobrazíte náhled tiskové sestavy.

Všechny tabulky je nyní možné tisknou přímo, bez použití připravených tiskových sestav.
Přímý tisk tabulek.

Přímý tisk všech tabulek
Zásadní novinkou, která významně rozšiřuje možnosti tisku a exportu dat, je nová funkce pro přímý tisku všech tabulek (bez použití připravených tiskových sestav). Zvolenou tabulku si upravíte do požadovaného zobrazení (zadáte požadované období,vyberete pouze požadované sloupce, vyfiltrujete a setřídíte data…) a vytisknete. Tisk přesně odpovídá zobrazené tabulce. Kromě tisku můžete sestavu přímo uložit ve formátu pdf.

Rozšířené informace o aplikaci, verzi MS SQL serveru a využití licence.
Informace o aplikaci

Technologické změny
Program pravidelně prochází i technologickými změnami tak, aby odpovídal požadavkům na provoz na posledních verzích operačních systémů a Microsoft SQL databázích. Tyto změny nejsou z pohledu uživatele vidět. Mezi viditelné změny patří např. upravená funkce „O aplikaci“. Nyní zde najdete nejen informace o verzi aplikace, ale i informace o SQL serveru a o využití licence. Tlačítko „Zjistit novou verzi“ ověří aktuálnost Vámi používané verze SPZ®. „Aktualizace DB“ zajistí například stažení sazeb stravného a cen pohonných hmot. Pro provedení aktualizace aplikace (update i upgrade) z předchozích verzí je nyní nutné připojení k internetu.

OSM - nové mapové podklady pro tvorbu knih jízd a cestovních náhrad.
Nové mapové podklady

OSM – nové mapové podklady
SPZ® 2018 obsahuje nový mapový modul. Jedná se o OSM mapy („Open street map“), které pokrývají celý svět. Mapový modul slouží ke kontrole vzdáleností, vykreslení jízd (pouze ONI verze) a přípravě dat pro knihy jízd, cestovní náhrady (tuzemské i zahraniční), a trasy (globální, doplňkové, pravidelné). Ke každému upgrade programu SPZ® 2018 je možné mapy objednat zdarma.

Načítání tankovacích karet je průběžně doplňováno a aktualizováno.

Tankovací karty
Načítání nákupů z tankovacích karet byl opět rozšířené o další společnosti poskytující karty a načítané formáty. Mezi zcela nové patří načítání tankování plynu (např. Vital, CNG Expert, upravené formáty CCS a Benzina…). Aktualizace zpracování tankovacích karet se provádí průběžně celý rok.


Novinky v programu SPZ® 2017.

Nově je možné v cestovních náhradách zadávat náklady výběrem z předem předdefinovaných položek.
Zadávání nákladů v cestovních náhradách výběrem.

Cestovní náhrady – zadávání nákladů
Zadávání nákladů ve vyúčtování pracovních cest je nově rozšířené o možné zadávat výdaje spojené s cestou výběrem ze seznamu předem připravených položek. Při tomto způsobu evidence nákladů uživatel nemůže vložit do vyúčtování jiný náklad, než schválený. Seznam nákladů může připravit uživatel s oprávněním správy SPZ. Zadávání se provádí v „Nastavení cestovních příkazů“ (záložka „Nástroje“). Tento způsob zadávání nákladů urychlí zpracování cestovních náhrad, omezí chyby při zadávání a urychlí následnou kontrolu vyúčtování pracovních cest.

Evidence nákladů uživatele v cestovních náhradách umožňuje schvalovat tyto náklady stejně, jako standardní vyúčtování pracovní cesty.
Evidence nákladů uživatele v cestovních náhradách.

Evidence nákladů uživatele v CP
Nová verze programu byla rozšířena o možnost evidence nákladů uživatele (nákladů, které nesouvisí s pracovní cestou) v cestovních náhradách. Výhodou je možnost schvalování těchto nákladů ve stejném režimu, jako se schvaluje vyúčtování pracovních cest. Pro vytvoření „nákladového“ vyúčtování pracovní cesty stačí vytvořit normální vyúčtování s tím, že dopravní prostředek musí být zvolen „Ostatní“, nesmí být vložena žádná etapa a naopak musí být vložen alespoň jeden náklad. Kliknutím na „Dokončeno“ se zobrazí tlačítko s žádostí o schválení nákladů. Schvalování příkazu k jízdě je v tomto specifickém případě vynecháno.

Další rozšíření v CP – otevírání archivovaných, počet dnů v zahraničí, ujeté km podle zemíCestovní náhrady byly rozšířené o další funkce - otevírání archivovaných CP, počet dnů v zahraničí, ujeté km podle zemí...

V cestovních náhradách došlo i k dalším úpravám. Nová je možnost otevírat archivované CP. Vyúčtování se otevře v režimu „pouze pro čtení“ s možností otevírat vložené dokumenty. Dále byly přidané statistiky s počty dnů strávenými v zemích EU a mimo EU. V SPZ® 2017 je k dispozici i přehled kilometrů ujetých v jednotlivých zemích.

Pomocí "mini aplikace" je možné automaticky zasílat vybraným uživatelům přehledy o provozu a nákladech.
Automatické zasílání reportů

Kontrolní sestavy
Zcela nový je modul (externí program) pro automatické zasílání kontrolních sestav. Program na základě předem nastavených parametrů zcela automaticky generuje a zasílá vybrané kontrolní reporty na e-mailové adresy předdefinovaných uživatelů. V současné době je k dispozici statistika vozidel, statistika uživatelů, přehled tuzemských a zahraničních cestovních příkazů.

Použití vzorů uživatelů (uživatelských rolí) zjednoduší a zrychlí zadávání nových uživatelů.
Vytváření vzorů (šablon) pro rychlejší zápis nových uživatelů programu.

Vzory uživatelů
Další zjednodušení a urychlení práce s programem přináší možnost vytvořit si „vzorového uživatele“ (šablonu), u kterého si nastavíte všechny požadované funkce, přístup k databázím v programu a obsah záložky oblíbené. Při vkládání nového uživatele vybere vzor (který lze samozřejmě v případě potřeby upravit), doplníte základní údaje uživatele (jméno, středisko…) a uložíte. Tento způsob vkládání nových uživatelů ocení zejména s firmy s větším počtem zaměst-nanců. Další využití najde i při implementaci aplikaci a zadávání základních dat.

Import kompletního nastavení od jednoho uživatele k druhému lze využít například při předávání funkcí.
Import kompletního nastavení od jednoho uživatele k druhému

Import nastavení
Import nastavení je další nová funkce, která se týká uživatelů aplikace SPZ® 2017. Použitím „importu nastavení“ převedete jedním kliknutím veškerá nastavení, práva a přístupy z jednoho uživatele na druhého.

Rozšířené možnosti nastavení v kartě uživateleDalší možnosti podrobného nastavení práv v kartě uživatele.

V kartě uživatele došlo k dalším úpravám a rozšířením. Mezi nejvýznamnější patří možnost nastavení záložek a položek v záložce „Oblíbené“ přímo při vkládání uživatele. Dále bylo upraveno nastavování práv (možnost odebrat nadřízeného, hromadný výběr pro nastavení přístupu k uživatelům…).

Výpočet DPH za soukromě ujeté soukromé kilometry, rozdělení nákladů podle poměru služební/soukromé km.
Výpočet DPH za soukromé kilometry

DPH za soukromé kilometry
Výpočet poměru služebně a soukromě ujetých kilometrů (koeficientu) pro stanovení výše nenárokovatelné části DPH z nákladů na provoz vozidel byl upraven a rozšířen o další položky. Nyní máte k dispozici komplexní přehled o nakoupených pohonných hmotách a ostatních nákladech, které jsou rozdělené v poměru podle služebních/soukromých kilometrů.

Další rozšíření statistických a kontrolních výpočtů.
Nové statistiky

Statistiky
Dalšími úpravami a rozšířením prošly statistiky a přehledy. Mezi zcela novými můžeme jmenovat např. statistiku kilometrů ujetých v jednotlivých zemích, statistiku podle středisek řidičů, rozšířený je přehled za uživatele, atd.

Nové funkce jsou k dispozici v seznamu vozidel a knihách jízd.
Seznam vozidel – barevné zvýraznění
Do všech knih jízd byla doplněná možnost výběru měsíců.
Výběr měsíců v knize jízd

Seznam vozidel a kniha jízd
V seznamu vozidel došlo též k několika úpravám. Nově je nyní například možné rozlišovat vozidla v seznamu pro větší přehlednost barevně. Mezi další novinky v knize jízd patří možnost hromadné změny (vložení) střediska k jízdám.

Větší přehlednost přináší možnost zobrazovat pouze vybrané měsíce. Tato funkce byla nyní doplněna i do běžné a GPS knihy jízd. Doposud byla tato funkce k dispozici pouze u přehledu tuzemských a zahraničních cestovních náhrad.

Import tankovacích karet prochází každý rok pravidelnou aktualizací.
Tankovací karty

Tankovací karty, import tankování CNG, LPG
Importy tankovacích karet prochází vždy v průběhu roku pravidelnou aktualizací tak, jak poskytovatelé karet mění a doplňují svoje soubory. nabídku samozřejmě rozšiřujeme i o nové poskytovatele těchto služeb (nově např. Vital). Při načítání souborů s CNG nebo LPG (např. od společnosti CCS) dojde k automatickému přepočtu na ekvivalent benzínu.

Kompletní celkovou aktualizací prošly i mapové podklady.
Mapové podklady

Mapové podklady 
Kompletní celkovou aktualizací prošly i mapové podklady, včetně přečíslování dálnic v České Republice (v roce 2016) a silnic prvních tříd na Slovensku.  Ke změně došlo i v nabídce mapových podkladů. Nyní je k dispozici jedna sada map, která obsahuje mapu ČR a SR (ulice včetně popisných čísel) a mapu EU v měřítku 1:800000.

Evidence nákladů uživatele v cizí měně.
Náklady uživatele v cizí měně.

Náklady uživatele v cizí měně
Další úpravou prošla evidence nákladů uživatele. Aplikace SPZ® 2017 nyní umožňuje přímou evidenci těchto nákladů i v případě nákupu v zahraničí. Pro přepočet na koruny nabízí program stažení kurzu měny z ČNB. Přepočet na koruny se provede automaticky.

Přehled za uživatele - souhrn za cestovní náhrady, soukromé kilometry, náklady uživatele...
Souhrn za uživatele

Souhrn za uživatele
Komplexní souhrn za uživatele (který obsahuje přehled tuzemských cestovních náhrad, zahraničních cestovních náhrad, vyúčtování soukromě ujetých kilometrů a přehled nákladů uživatele) byl rozšířený o celkový přehled za všechny osoby, ke kterým má přihlášený uživatel přístup.

Dělení jízd na hranicích a nastavování parametrů při načítání dat z GPS ONI sledování.
Dělení jízd na hranicích

ONI verze
Pro správný výpočet zahraničních cestovních náhrad je nutné znát přesně dobu strávenou v jednotlivých zemích. A proto je potřeba správně zadat čas přechodu hranic. Při používání GPS ONI systém můžete nyní při načítání dat použít funkci pro automatické rozdělení jízd na hranicích. Rozdělené jízdy najdete v běžné knize jízd, GPS kniha jízd ukládá data neupravená (tak, jak je zaznamenala GPS jednotka). Nastavení parametrů pro načítání dat bylo pro větší přehlednost sloučené do jedné karty.


Novinky v programu SPZ® 2016

Zadávání cestovních příkazů a vyúčtování prošlo řadou změn.
Zadávání cestovních příkazů

Zpracování cestovních příkazů
Zjednodušení a větší přehlednost přináší nové přepracované zpracování cestovních příkazů. Etapu (jízdu) přes půlnoc zadáte nyní tak, že vložíte datu a čas počátku jízdy a čas konce jízdy (bez datumu). Pokud je čas konce jízdy nižší než výchozí čas, program automaticky vytvoří etapu přes půlnoc. Úpravou prošla i evidence nákladů (výdajů) spojených s pracovní cestou. Náklady se nyní evidují v jedné tabulce, druh výdaje se zvolí při zadávání. Nová je možnost označit náklad jako daňově neuznatelný. Menšími úpravami prošly i některé tiskopisy, např. do „Přehledu za uživatele“ byly doplněné doby strávené na pracovních cestách, rozšířené jsou i možnosti úpravy zápatí a editace popisků u podpisů v tiskopisu standardního příkazu a vyúčtování (pro tuzemské i zahraniční cesty).

nyní je možné schvalovat cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest ve dvou úrovních.
Nastavování schvalování cestovních příkazů a vyúčtování

Schvalování cestovních příkazů
Schvalování cestovních příkazů a vyúčtování bylo zcela přepracováno a doplněno o další možnosti. Schvalování je nyní možné provádět ve dvou úrovních a to jak příkazy k cestě, tak vyúčtování pracovní cesty (odděleně pro tuzemské a zahraniční cesty). Schvalující nemusí být již uvedený jako „nadřízený“ a nemusí mít k uživateli přístup, což značně zjednoduší nastavování práv pro schvalování. Vlastní schvalování je lze provádět buď z otevřeného příkazu (vyúčtování), nebo i hromadně v seznamu cestovních příkazů (funkce dostupná v lokálním menu). Cestovní příkazy se v průběhu schvalování postupně uzamykají (nastavuje se režim „pouze pro čtení“) a všechny provedené změny se zaznamenávají v „Historii cestovního příkazu“. Součástí schvalování jsou i automaticky generované e-maily (nebo zprávy v programu SPZ®) s informacemi o průběhu schvalování. Podívejte se na schéma schvalování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest.

Schvalování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest pomocí e-mailu.
E-mail s požadavkem na schválení pracovní cesty

Schvalování cestovních příkazů pomocí e-mailu
Pokud je v programu SPZ® aktivní zasílání e-mailových zpráv s požadavkem na schválení cestovního příkazu nebo vyúčtování, je možné toto schválení provést přeposláním informačního e-mailu na předem připravenou e-mailovou adresu. Podmínkou je existence speciálního e-mailového účtu a instalace služby, která příchozí e-maily zpracovává. Jakmile služba zachytí příchozí e-mail, zpracuje požadavek (schválí příkaz, vyúčtování, první nebo druhou úroveň) a vše zaznamená do SPZ®. Schvalování lze provádět z jakéhokoliv zařízení, na kterém máte přístup ke svým e-mailům (telefony, tablety…).

Nově je možné přepnout uživatele přímo v programu SPZ.
Nastavení pro přihlášení pod jiným uživatelským účtem

Uživatelská práva, „Alias“
K dalším zjednodušením a úpravám došlo v oblasti nastavování uživatelských práv. Nově je možné přidat „nadřízeného“ přímo v kartě uživatele. Uživatel, který schvaluje cestovní příkazy a vyúčtování již nemusí mít nastavený přístup k uživatelům, kterým schvaluje. Zcela nová je funkce „Přihlásit se jako“. Pomocí této funkce se lze jednoduše přihlásit pod jiným uživatelským účtem a použít funkce dostupné pod tímto účtem (např. schvalování cestovních příkazů). Činnosti prováděné pod jiným účtem se evidují v logu (záznam činnosti uživatelů). Využití tato funkce najde v případě dovolené, nemoci apod. (klikněte pro větší obrázek).

Obnova smazaných záznamů pomáhá zabezpečit data.
Obnova smazaných záznamů

Obnova smazaných záznamů
Větší zabezpečení dat přináší možnost obnovit smazané záznamy. V SPZ® 2016 je nově doplněno obnovení smazaných záznamů pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy (a vyúčtování). I když v kombinaci s možností uzamykání záznamů k vozidlům a uživatelům je velká pravděpodobnost, že o svá data nepřijdete, doporučujeme pravidelné zálohování databáze. Použít můžete funkci „Vytvořit zálohu“ v menu „Nástroje“, nebo externí zálohovací program.

Rychlou kontrolu využívání vozidel (a práce řidičů) umožní přehled "Noční jízdy"
Přehled nočních jízd

Nové přehledy – „Noční jízdy“
Dalším rozšířením prošly přehledy a statistiky. Rychlou kontrolu využívání vozidel (a práce řidičů) umožní přehled „Noční jízdy“. V tabulce se zobrazí jízdy podle předem definovaných parametrů (období a časy). Takto můžete lehce zkontrolovat např. jízdy v noci, nebo získat podklady pro vyúčtování práce v noci jednotlivých řidičů. (Klikněte pro větší obrázek.)

Výpočet DPH za soukromé kilometry - část DPH, u které není nárok na odpočet
DPH za soukromě ujeté kilometry

DPH za soukromé kilometry
V případě, kdy se používají firemní vozidla pro soukromé účely, oceníte rozšířený výpočet částky DPH připadající na soukromě ujeté kilometry (tzn. část DPH, kterou není možné uplatňovat). Výpočet se provádí za měsíc na základě údajů evidovaných v knize jízd (služební a soukromé kilometry) a veškerých nákladů mimo pohonné hmoty (evidovaných v nákladech). Jednotlivé položky a výsledek se zobrazí v přehledné tabulce. (Klikněte pro větší obrázek.)

Přehled stavů nádrže vyčtený z CAN sběrnice
Stav nádrže

Zpracování dat z CAN sběrnice (ONI verze)
V případě, že máte ONI GPS sledovací jednotky připojené ve vozidle na CAN sběrnici, máte možnost evidovat zpracovávat data o stavu paliva v nádrži zaznamenanými přímo palubním počítačem. Kromě zobrazení v knihách jízd je nově je možné tyto záznamy mimo jiné tisknout na upravených tiskových sestavách.

Načítání tankovacích karet

Načítání nákladů a tankovacích karet
Načítání nákladů bylo doplněno o zpracování dalších typů tankovacích karet. Do programu je též možné načítat jakékoliv náklady ve formátu xls (Excel), další informace a vzorové soubory najdete zde.

Rolovat nahoru