Novinky v SPZ 2020

Připravili jsme pro vás další pravidelnou aktualizaci programu SPZ®. Změny v nové verzi programu vycházejí z velké části Vašich požadavků a zkušeností s prací s programem. Při vývoji aplikace zohledňujeme neustále se měnící požadavky na evidenci a zpracování dat souvisejících s provozem vozidel. Proto je část nových funkcí zaměřená na rychlou kontrolu a konzistenci evidovaných dat.

Mezi hlavní úpravy v nové verzi SPZ® patří rozšíření v cestovních náhradách, zcela nová řada kontrolních funkcí v záložce “Analýza dat”, novinky v řadě dalších oblastí (REZERVACE, nové tankovací karty a nové formáty dat, ONI GPS sledování, mobilní přístup do SPZ…) a nové nástroje pro údržbu a kontrolu databáze.

Aplikace SPZ® 2020 je na následující období připravená samozřejmě i z hlediska aktuálních legislativních změn (stravné, amortizace, ceny pohonných hmot, silniční daň, DPH…) a provozu na nejaktuálnějších operačních systémech pravidelné velké (jarní a podzimní) aktualizace Windows 10 a nové verze MS SQL serverů (2019).

Pořízením nové verze programu SPZ® 2020 získáte pro rok 2020 veškeré aktualizace programu zdarma (a to i v případě zásadních legislativních změn).

Podívejte se na info grafiku se stručným přehledem funkcí obsažených v poslední verzi aplikace (klikněte pro podrobnější informace):

Infografika_SPZ_2020

SPZ 2020

Podívejte se na podrobné informace o aplikaci SPZ na www.spz.software.

Domluvte si bezplatnou nezávaznou prezentaci.

Aktualizace

Pravidelné aktualizace aplikace zajistí bezproblémový provoz a jistotu správných výpočtů. K aktualizacím dochází nejen z hlediska legislativních změn (silniční daň, sazby stravného, ceny PHM, změny při výpočtech náhrad, DPH...), ale i z důvodů technologických - nové verze operačních systémů a databází.

Dalším důvodem k aktualizacím jsou náměty a připomínky našich zákazníků, které přicházejí tak, jak se mění potřeby a požadavky na správu vozového parku.

S aktualizovanou aplikací máte vždy jistotu správných výpočtů.

Doplňkové služby

Součástí aplikace je celá řada doplňkových služeb. Veškerá data uložená v programu je možné exportovat (Excel, XML) a dále použít v jiných aplikacích. V případě zájmu připravíme export na míru, přesně podle požadavků, propojení s dalšími aplikacemi může být obousměrné.

K dispozici je též přístup ze všech mobilních zařízení (přes webový prohlížeč). “Mobilní” aplikace umožňuje zpracovávat knihy jízd a vyúčtování pracovních cest.

Díky ukládání dat ve formátu MS SQL Serveru je možná vazba téměř na jakoukoliv jinou aplikaci. K dispozici jsou i moduly pro automatické načítání GPS dat, automatické zasílání reportů a pravidelné kontroly termínů, atd...

Zavolejte nám, rádi s Vámi probereme Vaše požadavky.

REZERVACE

Nově rozšířený rezervační modul zjednoduší a zpřehlední objednávání a přidělování vozidel pro služební cesty nebo přepravu. Správa rezervací může probíhat výhradně elektronicky, s možností zasílání e-mailových notifikací.

Schvalování může být víceúrovňové (např. jako první schválení cesty a následné přidělení vozidla). V případě potřeby je samozřejmě možné tisknout klasické papírové žádanky.

Veškeré informace potřebné pro plánování provozu a optimalizaci využití vozového parku máte k dispozici na jednom místě.

Statistiky, přehledy a analýza dat

Program obsahuje celou řadu kontrolních funkcí, statistik a přehledů, které pomáhají udržet náklady pod kontrolou. Vše je přehledně rozčleněné podle jednotlivých nákladových skupin a středisek.

Mezi oblíbené kontrolní nástroje patří automaticky pravidelně zasílané reporty a přehledy a provozu, limity ujetých kilometrů, časy strávené jízdou a přestávkami, náklady na pracovní cesty… Zcela nová je skupina funkcí v záložce "Analýza dat".

Samozřejmostí je možnost výpočtu úhrady za soukromě ujeté kilometry (jednotlivě, nebo za všechna vozidla a řidiče najednou).

Všechny informace pro analýzu nákladů na provozu vozového parku máte na jednom místě.

Komplexní správa vozového parku

Aplikace nabízí kompletní správu vozového parku a evidenci veškerých informací, které souvisí s firemním vozidlem. Základem jsou knihy jízd, cestovní náhrady (tuzemské, zahraniční, elektronicky schvalované, s propracovaným workflow), evidence dokumentů v elektronické podobě a dalších informací o vozidle…

Vše je možné doplnit GPS sledováním a automatickým zpracováním zaznamenaných údajů. Jednoduché a přesné nastavení přístupových práv zamezí neoprávněné manipulaci s daty.

Všechny informace k vašim firemním vozidlům máte na jednom místě.

Náklady

Kontrola výdajů na provoz vozového parku se neobejde bez podrobné evidence nákladů. Zadávání údajů urychlí načítání dat z tankovacích karet (CCS, Benzina, Shell, Mol…), možnost importovat data připravená v Excelu a případně automatické zpracování ujetých kilometrů z GPS sledování.

Výsledkem je rychlý a přesný přehled o všech nákladech jak u jednotlivých vozidel, tak skupin vozidel (středisek) a celého vozového parku. Tyto informace poslouží pro podrobnou analýzu nákladů a efektivnější využití firemních vozidel.

Všechny informace k vašim firemním vozidlům máte na jednom místě.


Podívejte se na přehled nejdůležitějších novinek v SPZ® 2020 (klikněte pro podrobnější informace):

Stravné a oficiální ceny PHM pro výpočet cestovních náhrad provází pravidelné změny.

Případné změny ve způsobu výpočtu náhrad a veškeré potřebné sazby a ceny jsou vždy součástí upgrade programu.

Vzhledem k neustálým legislativním změnám garantujeme pro rok 2020 bezplatnou aktualizaci SPZ 2020 v případě jakýchkoliv legislativních změn.

Uživatelé aktuální verze aplikace task mají vždy jistotu správných výpočtů.

Na změny v oblast DPH (ať již sazeb nebo způsobu výpočtu) reagujeme s předstihem tak, aby uživatelé měli vždy upravenou verzi včas k dispozici.

Podobné je to i se změnami ve výpočtu silniční daně. V nové verzi programu je navíc zásadně vylepšená a upravená evidence měsíců, kdy byla registrační značka vozidla uložená do depozitu.

Součástí nové záložky “Analýza dat” je i kontrola bezpečnostních přestávek pro vozidla do 3,5t.

Jedním kliknutím si zobrazíte veškeré nesrovnalosti v evidovaných jízdách. Program současně umožní jednoduché dohledání těchto jízd a jejich opravu.

Pro případnou kontrolu bezpečnosti práce pak budete dobře připraveni.

Kontrola nájezdu kilometrů poskytne přehled o denně ujetých kilometrech jednotlivými vozidly.

Tyto údaje lze využít například pro optimalizaci vozového parku nebo pro zvážení, zda je možné některá vozidla nahradit vozy na elektrický pohon (např. ta, která běžně denně nenajedou více než 150 km).

Přehledné zobrazení doby jízd jednotlivých vozidel a řidičů umožní rychlou a jednoduchou kontrolu.

V řadě případů (v kombinaci s bezpečnostními přestávkami) pomůže odhalit nedostatky v dodržování pracovních předpisů a zákoníku práce.

V evidenci jízd může docházet k řadě nepřesností, případně chyb. Program nyní umožní rychle dohledat například nenavazující stavy tachometru nebo nesouhlasící místa příjezdu a odjezdu.

Kontrola se provádí vždy za všechna vozidla, ke kterým má uživatel přístup. Samozřejmostí je možnost rychlé opravy těchto chyb.

Nový vzhled programu reaguje na designové změny ve standardně používaných aplikacích (Windows a Office).

Nejedná se pouze o změnu vzhledu, ale systém si nyní např. lépe poradí s netypickým nastavením Windows (zvětšení nad 150% apod.). Další novinkou jsou nové možnosti nastavení a úpravy menu.

Aktuální verze programu obsahuje řadu systémových nástrojů pro údržbu databáze.

Nově mezi ně patří např. zobrazení velikosti jednotlivých tabulek, včetně počtu záznamů.

Kromě stávajících nástrojů pro importy a exporty dat (exporty do Excelu, načítání nákladů…) jsou dispozici i dvě nové tabulky určené pro přenosy dat.

Je to evidence schválených cestovních příkazů (např. pro přenos do docházkových systémů) a tabulka pro automatickou aktualizaci uživatelů, včetně možnosti nastavování základních práv a schvalujících.

SPZ 2020 je plně připravená jak na provoz na aktuálních (a pravidelně aktualizovaných) Windows 10, tak i na poslední verzi databáze Microsoft SQL Serveru 2019.

K dispozici je nyní několik nových kontrolních funkcí.

Z těch hlavních můžeme uvést například přehled cestovních příkazů, které byly schválené až po začátku cesty, nebo porovnání jízd a etap ve vyúčtování pracovní cesty (pokud byly etapy vytvořené z knihy jízd, nebo naopak kniha jízd vznikla z cestovních příkazů).

Cestovní náhrady byly doplněné o další podrobné statistiky.

Přehled o nákladech vynaložených na pracovní cesty rozšíří statistika vyplaceného stravného (odděleně za tuzemské a zahraniční příkazy) a kilometry ujeté na služebních cestách jednotlivými vozidly.

K rozšíření a doplnění informací došlo i u notifikačních e-mailů (pomocí kterých je též možně příkazy i vyúčtování schvalovat).

Nově jsou nyní informace o schválení pracovní cesty zasílané automaticky i všem spolucestujícím.

Nová verze programu dále rozšiřuje možnosti rezervačního modulu. Pro lepší přehlednost a rychlejší správu rezervací byl doplněny nové náhledy (týdenní, měsíční, roční…) na jednotlivé rezervace.

Nové možnosti zobrazení umožní udržet přehled i při větším počtu vozidel a rezervací.

Mobilní přístup do aplikace SPZ umožňuje editaci a vkládání základní údajů (knihy jízd, cestovní náhrady, události & úkoly…) z jakéhokoliv zařízení s webovým prohlížečem (mobilní telefony, tablety, bez ohledu na operační systém.

Je určený zejména pro “koncového” uživatele programu, usnadňuje pravidelnou evidenci údajů i z míst, kde aplikace SPZ není k dispozici.

V průběhu roku došlo k dalšímu zrychlení načítání a zpracování ONI GPS dat.

Do nové verze programu byla doplněna možnost prohlížení stažených dat tak, jak jsou uložená v ONI systému, (ještě před zpracováním v SPZ).

Doplňování nových formátů dat pro zpracování tankovacích karet probíhá průběžně tak, jak dodavatelé karet přidávají a mění formáty a typy souborů s daty.

V poslední době bylo doplněno několik formátů Shell a zejména CNG Benzina a EON.

Komplexní správa vozového parku s podrobnou evidencí vozidel je základní součástí programu. Vylepšování a úpravy této části programu probíhají v podstatě stále, tak jak se mění a rozšiřují požadavky na evidenci.

Z nových úprav můžeme uvést rozšíření předávacího protokolu vozidla, úpravy ve zpracování silniční daně připravovanou evidenci pokut.

Vlivem měnících se potřeb prochází neustálým vývojem i tiskové sestavy. V SPZ 2020 došlo též k několika úpravám a rozšíření možností tisku.

Mimo jiné můžeme jmenovat možnost “přímého” tisku knih jízd a cestovních náhrad.

Pokud nechcete program (a příslušné doplňky) provozovat na vašich serverech nebo počítačích, nabízíme instalaci na naše servery (cloudové řešení).

V případě instalace u nás nemusíte řešit potřebné licence MS SQL serveru, diskový prostor, zálohování a údržbu databáze, atd. Pro provoz programu stačí připojení k internetu.

Na “lokální" stanice se nic neinstaluje, k dispozici pak máte program úplně stejně, jako by byl na vašich počítačích.

V průběhu každého roku průběžně pracujeme na úpravách a vylepšení aktuální verze.

Vždy doplníme řadu formátů souborů (a nových poskytovatelů) pro načítání dat z tankovacích karet. A uděláme desítky dalších změn a rozšíření funkčnosti.

Tyto aktualizace nabízíme zdarma formou update programu.

Podívejte se na přehled novinek v předchozích verzích SPZ®

Zasílání e-mailových notifikací.

E-mailové notifikace – automatické zasílání e-mailových upozornění ocení zejména uživatelé (řidiči), kteří s programem nepracují pravidelně a při tom potřebují mít informace např. o úkolech, které mají v souvislosti s provozem vozidla. Notifikace lze zasílat z „Událostí & úkolů“, kdy e-mail obdrží osoba, která je pověřená splněním úkolu. Po splnění úkolu se automaticky vygeneruje e‑mail s informací o splnění uživateli, který úkol zadal. Pro zaslání informace o splnění lze nově využít též mobilní aplikaci SPZ.
Dále lze automatické zasílání notifikací využít při zpracování uzávěrky v knize jízd a při dokončení vyúčtování pracovní cesty (email obdrží uživatelé, kteří dále zpracovávají knihy jízd nebo vyúčtování cestovních náhrad).

Hromadné vkládání dokumentů

Evidence dokumentů – v programu SPZ je možné evidovat dokumenty v elektronické podobě k vozidlům, zařízením, uživatelům, cestovním náhradám (tuzemským i zahraničním), nákladům, nehodám a událostem & úkolům. Pro urychlení práce je nyní nově možné vkládat více dokumentů najednou a všem hromadně doplnit popis a identifikátor.
Poslední verze programu byla doplněná o kontrolu velikosti vkládaného souboru. Nyní není možné vložit větší dokument,Nastavení programu než je nastavené v parametrech programu. Kontrola zamezí např. vkládání zbytečně velikých fotografií nebo naskenovaných dokumentů.

REZERVACE – v SPZ® 2019 najdete zcela nový přehled, který umožní komplexní správu rezervací. V přehledu je možné rezervace vytvářet, schvalovat nebo zamítat, upravovat… Můžete si zobrazit libovolný počet dnů ke každému vozidlu, pro větší přehlednost nastavit počet zobrazovaných vozidel a skrýt menu pro zobrazení většího počtu informací.
Změny v rezervacích lze nyní provádět pouhým přetažením myší a to jak v rámci jednoho vozidla, tak mezi vozidly. Nový přehled nyní může nahradit v podstatě všechny tabulky a funkce, které jste doposud v rezervacích používali.

Vyúčtování soukromě ujetých kilometrů

Vyúčtování soukromých kilometrů – v „Přehledech“ najdete nyní zcela novou možnost jak zpracovávat vyúčtování soukromých kilometrů ujetých služebním vozidlem (Za vozidla řidiče 2). Nový přehled používá stejný způsob výpočtu jako původní vyúčtování (Za vozidla řidiče 1, tzn. že spočítá náhradu za soukromé kilometry řidiče ujeté všemi vozidly v měsíci). Rozdíl je v tom, že při výpočtu spočítá a porovná i předchozí tři měsíce. Pokud v těchto měsících došlo k nějakým změnám (ujeté kilometry nebo pohonné hmoty), zobrazí se rozdíl mezi původním a aktuálním vyúčtováním a vypočtená částka se přičte k aktuálnímu vyúčtování. Tím v případě změn odpadá manuální ruční kontrola a případné hledání změn a rozdílů.

Načítání a zpracování ONI GPS dat – o další možnosti bylo rozšířené zpracování dat z ONI GPS sledovacích jednotek. První změnou je možnost načítání jen vybraných jednotek (není nutné načítat všechna vozidla najednou). Další změna je v parametrech načítání, kdy je nyní možné podle nastavení rovnou změnit některé jízdy ze služebních na soukromé (např. jízdy o víkendech, jízdy po určité hodině…). Funkce pro změnu služebních na soukromé jízdy je též možné vyvolat v knize jízd odděleně pro jednotlivá vozidla.
Nově je též možné vybraným uživatelů zakázat editaci jednotlivých položek v knize jízd.

Exporty do XML – nová verze programu dále rozšiřuje možnosti exportu dat pro další zpracování. K dispozici je export běžné knihy jízd, cestovních náhrad (tuzemských i zahraničních) a nákladů (PHM, mimo PHM a nebo všech nákladů). U knih jízd a nákladů se exportuje vždy jedno vozidlo za zvolené období. U cestovních náhrad je možné pro export nastavit řadu parametrů v závislosti na zvoleném způsobu schvalování a po exportu je možné vyexportované CP automaticky přesunout do archivu.

Tankovací karty – tak, jak se rozšiřuje na trhu nabídka společností, které nabízejí tankovací karty, doplňujeme průběžně i seznam načítaných karet. Za poslední rok přibylo několik firem, nabízejících zejména alternativní PHM (CNG a LPG). Řada dalších firem v průběhu roku upravila nebo změnila formát souboru, ve kterém data o nákupech poskytuje, i to je součástí upgrade programu.
Dalším rozšířením prošlo i načítání souborů ve formátu Excel.

Mobilní aplikace

Pro SPZ® 2019 je k dispozici nově možnost přístupu do knih jízd, tuzemských cestovních náhrad a událostí a úkolů z telefonů a tabletů. Mobilní přístup plně respektuje nastavení přístupových práv v SPZ (uživatel vidí jen vozidla a uživatele, ke kterým má přístup…)

Knihy jízd – v této části je možné zobrazit knihu jízd zvoleného vozidla, vkládat nebo editovat jízdy v běžné knize jízd (v rozsahu odpovídajícím malé kartě jízdy) a zobrazit a prohlížet jízdy v GPS knize jízd (pokud je vozidlo vybavené sledovacím zařízením).

Cestovní náhrady – mobilní aplikace dále rozšiřuje možnosti správy a zpracování vyúčtování pracovních cest. V současné době umožňuje kompletně zpracovávat a upravovat tuzemské cestovní náhrady. Lze zadat cestovní příkaz, jednotlivé etapy pracovní cesty a veškeré výdaje spojené s cestou. Výpočet opět proběhne zcela automaticky, podle nastavených parametrů.

Pokud je v programu SPZ nastavené automatické zasílání e-mailových notifikací, mobilní aplikace při dokončení cestovního příkazu a vyúčtování zašle e-mail osobě pověřené dalším zpracováním.

Události & úkoly

zásadním rozšířením prošly i Události & úkoly (menu „Náklady“). Mimo jiné byla doplněná možnost automatického zasílání e-mailových notifikací při vložení události/úkolu. V okamžiku ukončení nebo splnění události je odeslán e-mail zadavateli. S plnění úkolu je též možné zadat v mobilní aplikaci (informační e-mail se opět vygeneruje automaticky).


Podívejte se na podrobný popis novinek a úprav v SPZ® 2018.

V průběhu roku 2018 došlo (kromě níže uvedených) ještě k řadě drobnějších úprav a vylepšení, na jejich seznam se můžete podívat zde.

GDPR
Co je GDPR? Jedná se obecné nařízení o ochraně osobních údajů (angl. General Data Protection Regulation) – nová zásadní legislativa EU, která má za cíl výrazně zvýšit ochranu osobních dat občanů. Záměrem zákonodárců je dát občanům kontrolu nad tím, co se děje s jejich daty. Při porušování nařízení hrozí velmi vysoké pokuty.
Toto nařízení se týká všech, kdo evidují a zpracovávají osobní údaje, tzn. i uživatelů SPZ®. Nová verze programu je na toto nařízení připravená.
Nařízení vstoupilo v platnost 25. 5. 2018.

Rychlé vytvoření kopie cestovního příkazu pro všechny spolucestující.
Kopie cestovního příkazu

Cestovní náhrady – kopie CP pro spolucestující
Nová funkce v programu umožní rychle a jednoduše vytvořit kopii cestovního příkazu a vyúčtování pro všechny spolucestující, kteří se zúčastnili pracovní cesty.
Dalším rozšířením prošly i statistiky cestovních náhrad – např. počty dnů, kdy byl zaměstnanec na pracovní cestě, počty dnů v jednotlivých zemích, atd.

Rekalkulace nákladů na zakázky podle zadaných parametrů.
Kalkulace zakázek

Kalkulace zakázek
Úpravou prošla i kniha jízd – nově zde najdete funkci pro přepočet nákladů na zakázku. Jestliže např. jeden den se uskuteční několik jízd na různé zakázky, lze nyní náklady na zakázky jednoduše přepočítat podle požadovaného poměru (ujeté kilometry rovnoměrně rozložit mezi všechny zakázky).

Kontrola limitů soukromě ujetých kilometrů s možností tisku vyúčtování.
Limity soukromých kilometrů.

Limity ujetých kilometrů
Mezi nové funkce patří kontrola soukromě ujetých kilometrů. Limit pro nájezd soukromých kilometrů se nastaví v kartě uživatele. Přehled „Limity“ pak poskytne okamžité informace o ujetých kilometrech každého uživatele. Přímo z přehledu lze vytisknout „Vyúčtování soukromě ujetých kilometrů“, hromadně za všechna vozidla, která uživatel v daném měsíci použil.

Žádost o rezervaci vozidla, která je "odemknutá" pro úpravy.
Žádost o rezervaci vozidla

REZERVACE
V rezervačním modulu byly zásadním způsobem rozšířené možnosti editace vytvořené žádosti. Nyní je možné měnit všechny parametry vytvořené rezervace, včetně změny vozidla. Tyto možnosti se týkají i již schválené rezervace (není nutné rezervaci smazat a vytvořit novou). Všechny kontrolní funkce zůstaly zachovány (nelze mít dvě rezervace na stejný čas a jedno vozidlo, atd.)

Kontrola navýšené spotřeby v "Celkové" statistice.
Navýšení spotřeby

Navýšení spotřeby
V případech, kdy je potřeba kontrolovat spotřebu vozidla nikoliv podle spotřeby uvedené v technickém průkazu, ale podle spotřeby vyšší (např. jízdy v terénu, s přívěsem…), je možné tuto navýšenou spotřebu zadat v kartě vozidla. Porovnání této navýšené a skutečné spotřeby je pak možné provádět ve dvou statistikách – v „Celkové“ a „PHM“.

Přehled nakoupených a spotřebovaných PHM, včetně zbytků na konci měsíce.
Přehled zbytků PHM

Statistika „Zbytky v nádrži“
Mezi novými statistikami a přehledy o provozu a nákladech můžeme jmenovat „PHM zbytky“. Tato statistika poskytne kompletní přehled nejen o zůstatcích pohonných hmot v nádržích (jak v litrech tak v korunách, s nebo bez DPH, rozdělené na benzín a naftu), tak i o tom, kolik PHM bylo v daném období nakoupeno a spotřebováno.

Tisk hromadného vyúčtování soukromě ujetých kilometrů.
Vyúčtování soukromých kilometrů

Hromadný tisk vyúčtování soukromých kilometrů
V oblasti tiskových sestav došlo též k dalšímu rozšíření. Mezi nové tiskové sestavy patří hromadné vyúčtování soukromě ujetých kilometrů. Tisková sestava obsahuje vyúčtování všech osob, ke kterým má účtující přístup. Kliknutím na obrázek zobrazíte náhled tiskové sestavy.

Všechny tabulky je nyní možné tisknou přímo, bez použití připravených tiskových sestav.
Přímý tisk tabulek.

Přímý tisk všech tabulek
Zásadní novinkou, která významně rozšiřuje možnosti tisku a exportu dat, je nová funkce pro přímý tisku všech tabulek (bez použití připravených tiskových sestav). Zvolenou tabulku si upravíte do požadovaného zobrazení (zadáte požadované období,vyberete pouze požadované sloupce, vyfiltrujete a setřídíte data…) a vytisknete. Tisk přesně odpovídá zobrazené tabulce. Kromě tisku můžete sestavu přímo uložit ve formátu pdf.

Rozšířené informace o aplikaci, verzi MS SQL serveru a využití licence.
Informace o aplikaci

Technologické změny
Program pravidelně prochází i technologickými změnami tak, aby odpovídal požadavkům na provoz na posledních verzích operačních systémů a Microsoft SQL databázích. Tyto změny nejsou z pohledu uživatele vidět. Mezi viditelné změny patří např. upravená funkce „O aplikaci“. Nyní zde najdete nejen informace o verzi aplikace, ale i informace o SQL serveru a o využití licence. Tlačítko „Zjistit novou verzi“ ověří aktuálnost Vámi používané verze SPZ®. „Aktualizace DB“ zajistí například stažení sazeb stravného a cen pohonných hmot. Pro provedení aktualizace aplikace (update i upgrade) z předchozích verzí je nyní nutné připojení k internetu.

OSM - nové mapové podklady pro tvorbu knih jízd a cestovních náhrad.
Nové mapové podklady

OSM – nové mapové podklady
SPZ® 2018 obsahuje nový mapový modul. Jedná se o OSM mapy („Open street map“), které pokrývají celý svět. Mapový modul slouží ke kontrole vzdáleností, vykreslení jízd (pouze ONI verze) a přípravě dat pro knihy jízd, cestovní náhrady (tuzemské i zahraniční), a trasy (globální, doplňkové, pravidelné). Ke každému upgrade programu SPZ® 2018 je možné mapy objednat zdarma.

Načítání tankovacích karet je průběžně doplňováno a aktualizováno.

Tankovací karty
Načítání nákupů z tankovacích karet byl opět rozšířené o další společnosti poskytující karty a načítané formáty. Mezi zcela nové patří načítání tankování plynu (např. Vital, CNG Expert, upravené formáty CCS a Benzina…). Aktualizace zpracování tankovacích karet se provádí průběžně celý rok.


Novinky v programu SPZ® 2017.

Nově je možné v cestovních náhradách zadávat náklady výběrem z předem předdefinovaných položek.
Zadávání nákladů v cestovních náhradách výběrem.

Cestovní náhrady – zadávání nákladů
Zadávání nákladů ve vyúčtování pracovních cest je nově rozšířené o možné zadávat výdaje spojené s cestou výběrem ze seznamu předem připravených položek. Při tomto způsobu evidence nákladů uživatel nemůže vložit do vyúčtování jiný náklad, než schválený. Seznam nákladů může připravit uživatel s oprávněním správy SPZ. Zadávání se provádí v „Nastavení cestovních příkazů“ (záložka „Nástroje“). Tento způsob zadávání nákladů urychlí zpracování cestovních náhrad, omezí chyby při zadávání a urychlí následnou kontrolu vyúčtování pracovních cest.

Evidence nákladů uživatele v cestovních náhradách umožňuje schvalovat tyto náklady stejně, jako standardní vyúčtování pracovní cesty.
Evidence nákladů uživatele v cestovních náhradách.

Evidence nákladů uživatele v CP
Nová verze programu byla rozšířena o možnost evidence nákladů uživatele (nákladů, které nesouvisí s pracovní cestou) v cestovních náhradách. Výhodou je možnost schvalování těchto nákladů ve stejném režimu, jako se schvaluje vyúčtování pracovních cest. Pro vytvoření „nákladového“ vyúčtování pracovní cesty stačí vytvořit normální vyúčtování s tím, že dopravní prostředek musí být zvolen „Ostatní“, nesmí být vložena žádná etapa a naopak musí být vložen alespoň jeden náklad. Kliknutím na „Dokončeno“ se zobrazí tlačítko s žádostí o schválení nákladů. Schvalování příkazu k jízdě je v tomto specifickém případě vynecháno.

Další rozšíření v CP – otevírání archivovaných, počet dnů v zahraničí, ujeté km podle zemíCestovní náhrady byly rozšířené o další funkce - otevírání archivovaných CP, počet dnů v zahraničí, ujeté km podle zemí...

V cestovních náhradách došlo i k dalším úpravám. Nová je možnost otevírat archivované CP. Vyúčtování se otevře v režimu „pouze pro čtení“ s možností otevírat vložené dokumenty. Dále byly přidané statistiky s počty dnů strávenými v zemích EU a mimo EU. V SPZ® 2017 je k dispozici i přehled kilometrů ujetých v jednotlivých zemích.

Pomocí "mini aplikace" je možné automaticky zasílat vybraným uživatelům přehledy o provozu a nákladech.
Automatické zasílání reportů

Kontrolní sestavy
Zcela nový je modul (externí program) pro automatické zasílání kontrolních sestav. Program na základě předem nastavených parametrů zcela automaticky generuje a zasílá vybrané kontrolní reporty na e-mailové adresy předdefinovaných uživatelů. V současné době je k dispozici statistika vozidel, statistika uživatelů, přehled tuzemských a zahraničních cestovních příkazů.

Použití vzorů uživatelů (uživatelských rolí) zjednoduší a zrychlí zadávání nových uživatelů.
Vytváření vzorů (šablon) pro rychlejší zápis nových uživatelů programu.

Vzory uživatelů
Další zjednodušení a urychlení práce s programem přináší možnost vytvořit si „vzorového uživatele“ (šablonu), u kterého si nastavíte všechny požadované funkce, přístup k databázím v programu a obsah záložky oblíbené. Při vkládání nového uživatele vybere vzor (který lze samozřejmě v případě potřeby upravit), doplníte základní údaje uživatele (jméno, středisko…) a uložíte. Tento způsob vkládání nových uživatelů ocení zejména s firmy s větším počtem zaměst-nanců. Další využití najde i při implementaci aplikaci a zadávání základních dat.

Import kompletního nastavení od jednoho uživatele k druhému lze využít například při předávání funkcí.
Import kompletního nastavení od jednoho uživatele k druhému

Import nastavení
Import nastavení je další nová funkce, která se týká uživatelů aplikace SPZ® 2017. Použitím „importu nastavení“ převedete jedním kliknutím veškerá nastavení, práva a přístupy z jednoho uživatele na druhého.

Rozšířené možnosti nastavení v kartě uživateleDalší možnosti podrobného nastavení práv v kartě uživatele.

V kartě uživatele došlo k dalším úpravám a rozšířením. Mezi nejvýznamnější patří možnost nastavení záložek a položek v záložce „Oblíbené“ přímo při vkládání uživatele. Dále bylo upraveno nastavování práv (možnost odebrat nadřízeného, hromadný výběr pro nastavení přístupu k uživatelům…).

Výpočet DPH za soukromě ujeté soukromé kilometry, rozdělení nákladů podle poměru služební/soukromé km.
Výpočet DPH za soukromé kilometry

DPH za soukromé kilometry
Výpočet poměru služebně a soukromě ujetých kilometrů (koeficientu) pro stanovení výše nenárokovatelné části DPH z nákladů na provoz vozidel byl upraven a rozšířen o další položky. Nyní máte k dispozici komplexní přehled o nakoupených pohonných hmotách a ostatních nákladech, které jsou rozdělené v poměru podle služebních/soukromých kilometrů.

Další rozšíření statistických a kontrolních výpočtů.
Nové statistiky

Statistiky
Dalšími úpravami a rozšířením prošly statistiky a přehledy. Mezi zcela novými můžeme jmenovat např. statistiku kilometrů ujetých v jednotlivých zemích, statistiku podle středisek řidičů, rozšířený je přehled za uživatele, atd.

Nové funkce jsou k dispozici v seznamu vozidel a knihách jízd.
Seznam vozidel – barevné zvýraznění
Do všech knih jízd byla doplněná možnost výběru měsíců.
Výběr měsíců v knize jízd

Seznam vozidel a kniha jízd
V seznamu vozidel došlo též k několika úpravám. Nově je nyní například možné rozlišovat vozidla v seznamu pro větší přehlednost barevně. Mezi další novinky v knize jízd patří možnost hromadné změny (vložení) střediska k jízdám.

Větší přehlednost přináší možnost zobrazovat pouze vybrané měsíce. Tato funkce byla nyní doplněna i do běžné a GPS knihy jízd. Doposud byla tato funkce k dispozici pouze u přehledu tuzemských a zahraničních cestovních náhrad.

Import tankovacích karet prochází každý rok pravidelnou aktualizací.
Tankovací karty

Tankovací karty, import tankování CNG, LPG
Importy tankovacích karet prochází vždy v průběhu roku pravidelnou aktualizací tak, jak poskytovatelé karet mění a doplňují svoje soubory. nabídku samozřejmě rozšiřujeme i o nové poskytovatele těchto služeb (nově např. Vital). Při načítání souborů s CNG nebo LPG (např. od společnosti CCS) dojde k automatickému přepočtu na ekvivalent benzínu.

Kompletní celkovou aktualizací prošly i mapové podklady.
Mapové podklady

Mapové podklady 
Kompletní celkovou aktualizací prošly i mapové podklady, včetně přečíslování dálnic v České Republice (v roce 2016) a silnic prvních tříd na Slovensku.  Ke změně došlo i v nabídce mapových podkladů. Nyní je k dispozici jedna sada map, která obsahuje mapu ČR a SR (ulice včetně popisných čísel) a mapu EU v měřítku 1:800000.

Evidence nákladů uživatele v cizí měně.
Náklady uživatele v cizí měně.

Náklady uživatele v cizí měně
Další úpravou prošla evidence nákladů uživatele. Aplikace SPZ® 2017 nyní umožňuje přímou evidenci těchto nákladů i v případě nákupu v zahraničí. Pro přepočet na koruny nabízí program stažení kurzu měny z ČNB. Přepočet na koruny se provede automaticky.

Přehled za uživatele - souhrn za cestovní náhrady, soukromé kilometry, náklady uživatele...
Souhrn za uživatele

Souhrn za uživatele
Komplexní souhrn za uživatele (který obsahuje přehled tuzemských cestovních náhrad, zahraničních cestovních náhrad, vyúčtování soukromě ujetých kilometrů a přehled nákladů uživatele) byl rozšířený o celkový přehled za všechny osoby, ke kterým má přihlášený uživatel přístup.

Dělení jízd na hranicích a nastavování parametrů při načítání dat z GPS ONI sledování.
Dělení jízd na hranicích

ONI verze
Pro správný výpočet zahraničních cestovních náhrad je nutné znát přesně dobu strávenou v jednotlivých zemích. A proto je potřeba správně zadat čas přechodu hranic. Při používání GPS ONI systém můžete nyní při načítání dat použít funkci pro automatické rozdělení jízd na hranicích. Rozdělené jízdy najdete v běžné knize jízd, GPS kniha jízd ukládá data neupravená (tak, jak je zaznamenala GPS jednotka). Nastavení parametrů pro načítání dat bylo pro větší přehlednost sloučené do jedné karty.


Novinky v programu SPZ® 2016

Zadávání cestovních příkazů a vyúčtování prošlo řadou změn.
Zadávání cestovních příkazů

Zpracování cestovních příkazů
Zjednodušení a větší přehlednost přináší nové přepracované zpracování cestovních příkazů. Etapu (jízdu) přes půlnoc zadáte nyní tak, že vložíte datu a čas počátku jízdy a čas konce jízdy (bez datumu). Pokud je čas konce jízdy nižší než výchozí čas, program automaticky vytvoří etapu přes půlnoc. Úpravou prošla i evidence nákladů (výdajů) spojených s pracovní cestou. Náklady se nyní evidují v jedné tabulce, druh výdaje se zvolí při zadávání. Nová je možnost označit náklad jako daňově neuznatelný. Menšími úpravami prošly i některé tiskopisy, např. do „Přehledu za uživatele“ byly doplněné doby strávené na pracovních cestách, rozšířené jsou i možnosti úpravy zápatí a editace popisků u podpisů v tiskopisu standardního příkazu a vyúčtování (pro tuzemské i zahraniční cesty).

nyní je možné schvalovat cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest ve dvou úrovních.
Nastavování schvalování cestovních příkazů a vyúčtování

Schvalování cestovních příkazů
Schvalování cestovních příkazů a vyúčtování bylo zcela přepracováno a doplněno o další možnosti. Schvalování je nyní možné provádět ve dvou úrovních a to jak příkazy k cestě, tak vyúčtování pracovní cesty (odděleně pro tuzemské a zahraniční cesty). Schvalující nemusí být již uvedený jako „nadřízený“ a nemusí mít k uživateli přístup, což značně zjednoduší nastavování práv pro schvalování. Vlastní schvalování je lze provádět buď z otevřeného příkazu (vyúčtování), nebo i hromadně v seznamu cestovních příkazů (funkce dostupná v lokálním menu). Cestovní příkazy se v průběhu schvalování postupně uzamykají (nastavuje se režim „pouze pro čtení“) a všechny provedené změny se zaznamenávají v „Historii cestovního příkazu“. Součástí schvalování jsou i automaticky generované e-maily (nebo zprávy v programu SPZ®) s informacemi o průběhu schvalování. Podívejte se na schéma schvalování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest.

Schvalování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest pomocí e-mailu.
E-mail s požadavkem na schválení pracovní cesty

Schvalování cestovních příkazů pomocí e-mailu
Pokud je v programu SPZ® aktivní zasílání e-mailových zpráv s požadavkem na schválení cestovního příkazu nebo vyúčtování, je možné toto schválení provést přeposláním informačního e-mailu na předem připravenou e-mailovou adresu. Podmínkou je existence speciálního e-mailového účtu a instalace služby, která příchozí e-maily zpracovává. Jakmile služba zachytí příchozí e-mail, zpracuje požadavek (schválí příkaz, vyúčtování, první nebo druhou úroveň) a vše zaznamená do SPZ®. Schvalování lze provádět z jakéhokoliv zařízení, na kterém máte přístup ke svým e-mailům (telefony, tablety…).

Nově je možné přepnout uživatele přímo v programu SPZ.
Nastavení pro přihlášení pod jiným uživatelským účtem

Uživatelská práva, „Alias“
K dalším zjednodušením a úpravám došlo v oblasti nastavování uživatelských práv. Nově je možné přidat „nadřízeného“ přímo v kartě uživatele. Uživatel, který schvaluje cestovní příkazy a vyúčtování již nemusí mít nastavený přístup k uživatelům, kterým schvaluje. Zcela nová je funkce „Přihlásit se jako“. Pomocí této funkce se lze jednoduše přihlásit pod jiným uživatelským účtem a použít funkce dostupné pod tímto účtem (např. schvalování cestovních příkazů). Činnosti prováděné pod jiným účtem se evidují v logu (záznam činnosti uživatelů). Využití tato funkce najde v případě dovolené, nemoci apod. (klikněte pro větší obrázek).

Obnova smazaných záznamů pomáhá zabezpečit data.
Obnova smazaných záznamů

Obnova smazaných záznamů
Větší zabezpečení dat přináší možnost obnovit smazané záznamy. V SPZ® 2016 je nově doplněno obnovení smazaných záznamů pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy (a vyúčtování). I když v kombinaci s možností uzamykání záznamů k vozidlům a uživatelům je velká pravděpodobnost, že o svá data nepřijdete, doporučujeme pravidelné zálohování databáze. Použít můžete funkci „Vytvořit zálohu“ v menu „Nástroje“, nebo externí zálohovací program.

Rychlou kontrolu využívání vozidel (a práce řidičů) umožní přehled "Noční jízdy"
Přehled nočních jízd

Nové přehledy – „Noční jízdy“
Dalším rozšířením prošly přehledy a statistiky. Rychlou kontrolu využívání vozidel (a práce řidičů) umožní přehled „Noční jízdy“. V tabulce se zobrazí jízdy podle předem definovaných parametrů (období a časy). Takto můžete lehce zkontrolovat např. jízdy v noci, nebo získat podklady pro vyúčtování práce v noci jednotlivých řidičů. (Klikněte pro větší obrázek.)

Výpočet DPH za soukromé kilometry - část DPH, u které není nárok na odpočet
DPH za soukromě ujeté kilometry

DPH za soukromé kilometry
V případě, kdy se používají firemní vozidla pro soukromé účely, oceníte rozšířený výpočet částky DPH připadající na soukromě ujeté kilometry (tzn. část DPH, kterou není možné uplatňovat). Výpočet se provádí za měsíc na základě údajů evidovaných v knize jízd (služební a soukromé kilometry) a veškerých nákladů mimo pohonné hmoty (evidovaných v nákladech). Jednotlivé položky a výsledek se zobrazí v přehledné tabulce. (Klikněte pro větší obrázek.)

Přehled stavů nádrže vyčtený z CAN sběrnice
Stav nádrže

Zpracování dat z CAN sběrnice (ONI verze)
V případě, že máte ONI GPS sledovací jednotky připojené ve vozidle na CAN sběrnici, máte možnost evidovat zpracovávat data o stavu paliva v nádrži zaznamenanými přímo palubním počítačem. Kromě zobrazení v knihách jízd je nově je možné tyto záznamy mimo jiné tisknout na upravených tiskových sestavách.

Načítání tankovacích karet

Načítání nákladů a tankovacích karet
Načítání nákladů bylo doplněno o zpracování dalších typů tankovacích karet. Do programu je též možné načítat jakékoliv náklady ve formátu xls (Excel), další informace a vzorové soubory najdete zde.

Rolovat nahoru