Zahraniční cestovní příkazy

 

Databázi pro evidenci zahraničních cestovních náhrad vyvoláte kliknutím na odpovídající ikonu v menu Cestovní příkazy a nebo zkratkovou klávesou Alt+F12 .

 

Formulář pro zadání nového cestovního příkazu vyvoláte stisknutím klávesy F2 a nebo z lokálního menu po kliknutí pravým tlačítkem myši v prostoru okna "Zahraniční cestovní příkazy" volbou "Přidat".

 

Pro zpracování zahraničního cestovního příkazu a vyúčtování máte k dispozici následující záložky:

 

•Cestovní příkaz - zadání jízdy: obsahuje základní údaje o pracovní cestě. Pokud potřebujete vytvořit pouze cestovní příkaz, stačí vyplnit položky v záložce "Cestovní příkaz", příkaz uložit a vytisknout. Po návratu z cesty rozpracovaný příkaz otevřete a doplníte údaje podle průběhu cesty. Pro zadání přesné adresy výkonu práce klikněte na ... v pravé části okna Cíl cesty (údaje se následně zobrazují v seznamu cestovních příkazů.

•Etapy: evidence jednotlivých etap pracovní cesty. Dny, kdy pobýváte na jednom místě, není potřeba zapisovat, program je doplní do vyúčtování sám. Etapy, které trvají přes půlnoc, zadáte jednoduše tak, že napíšete datum začátku etapy, čas výjezdu (např 23:00), čas dojezdu (např. 01:00) a program automaticky doplní datum. Dále upozorňujeme na nutnost rozdělit etapy na státní hranici a správně zvolit zemi, kde se etapa uskutečnila.

•Výdaje spojené s cestou: evidence výdajů je rozdělená do třech částí - výdaje za ubytování, jízdné a vedlejší výdaje. Při evidenci nákladů si můžete zvolit způsob úhrad hotově, fakturou nebo kartou firemní/osobní. V případě úhrady firemní kartou nebo fakturou, se náklad nezapočítá do celkového vyúčtování, pouze se zobrazí v přehledu nákladů.

•Záloha: slouží k evidenci vyplacených a vrácených záloh. Zálohy je možné evidovat v různých měnách. Platba firemní platební kartou se podle nastavení může zaúčtovat též jako záloha.

•Kurzy měn: seznam měn a jejich kurzů použitých v daném cestovním příkazu. Kurzy je možné zapsat do tabulky přímo (klávesa F2), nebo Načíst kurzy z ČNB (po zvolení odpovídajícího data) načíst kurzy zahraničních měn (pokud se kurzy nestáhnou, přepněte z "Verze 1" na "Verze 2"). Pro načtení kurzu je nutné vložit datum, ke kterému se kurz stáhne. Pokud v cestovním příkazu kurz chybí, je řádek s příkazem zvýrazněný červeně.

•Spolucestující: zde zadejte případné spolucestující (buď evidované v SPZ, nebo "Externí"). Pro uživatele ze SPZ lze jednoduše vytvořit kopii příkazu a vyúčtování.

•Vyúčtování: okamžitý přehled a nákladech na pracovní cestu, přehledně rozdělené podle jednotlivých měn.

•Cena PHM v zahraničí: pokud jedete na pracovní cestu soukromým vozidlem, je nutné zadat ceny pohonných hmot, které se použijí pro výpočet náhrad za použití soukromého vozidla. Ceny je možné zapsat do tabulky přímo (klávesa F2 ).

•Krácení stravného: pokud máte na pracovní cestě zaměstnavatelem částečně nebo plně hrazené stravování, máte povinnost tzv. zkrátit stravné - máte nárok pouze na část stravného. Pro zobrazení dnů strávených na pracovní cestě klikněte na tlačítko Vytvořit dny a myší nebo mezerníkem zaškrtněte pole, kdy jste měli hrazené jídlo.

•Účtovací předpis: zde si můžete předvyplnit tabulku Účtovací předpis  obsaženou na tiskopisu Cestovní příkaz.

•Zpráva o pracovní cestě: slouží k evidenci poznámek k pracovní cestě nebo k napsání zprávy o průběhu pracovní cesty. Pokud máte aktivní schvalování, lze do "Zprávy" zapisovat i důvody zamítnutí, případně zdůvodnění případných změn.

•Dokumenty: evidence dokumentů (které mají souvislost s pracovní cestou) v elektronické podobě. Dokument lze vložit dvěma způsoby - přetažením dokumentu na formulář pro zadávání cestovního příkazu, nebo na záložce "Dokumenty" v lokálním menu zvolit funkci "Načíst soubor".

•Historie: na této záložce se eviduje vše, co se příkazem a vyúčtováním dělo - vytvoření, změny, úpravy... Tyto záznamy nelze smazat.

 

•Hierarchie schvalování: pokud je aktivní elektronické schvalování příkazů a vyúčtování, zaznamenají se zde informace o žádostech a o schválení příkazu a vyúčtování. Tyto záznamy nelze editovat ani smazat.

 

———————————————————————

 

Poznámka

 

Přepínač "Rozpracováno / Dokončeno" slouží nejen k označení hotových cestovních příkazů, ale v "Nastavení cestovních příkazů" je možné zakázat další editaci takto označených příkazů. Otevírat takto označené příkazy může jen uživatel s příslušným právem.